Règles de Rapprochement
Créer une règle de rapprochement consiste à établir un lien entre un ou plusieurs codes d’opérations comptables et un ou plusieurs codes d’opérations bancaires. Cette liaison permet l’identification des écritures de même nature passées en comptabilité et à la banque. Une fois identifiées, seules les écritures comptables et bancaires de même montant sont rapprochées.
L’association de critères aux règles de rapprochement permet dans un second temps de distinguer plusieurs écritures de même nature et de même montant. Sans critère, il est en effet impossible de rapprocher plusieurs écritures comptables de même nature lorsque leur montant est identique.
Exemple
Il arrive fréquemment qu’un compte de votre société soit débité plusieurs fois de la même somme, pour des opérations de même nature. Il peut donc être avantageux d’affecter au code d’opération un critère de date, pour les écritures comptables comme pour les écritures bancaires. Pour parer à l’éventualité d’écritures de même nature, de même montant et de même date, il suffit de créer un critère supplémentaire, par exemple un numéro de pièce.
La manière dont sont paramétrées les règles de rapprochement joue un rôle déterminant sur la qualité des rapprochements automatiques. Cette étape est donc indispensable.
La qualité du taux de rapprochement dépend à la fois d’une juste correspondance entre codes d’opérations comptables et bancaires, et de la pertinence des critères associés.
Il existe deux types de règles de rapprochement :
- les règles simples, qui servent au rapprochement d’une écriture bancaire avec une écriture comptable.
- les règles avancées, qui permettent de rapprocher :
- une écriture bancaire avec x écritures comptables
- une écriture comptable avec x écritures bancaires
- x écritures comptables avec y écritures bancaires
Les écritures sont d’abord rapprochées en fonction des règles simples. Les règles avancées sont appliquées aux écritures restantes.
Les règles de rapprochement permettent également de définir les modalités d'annulation des écritures bancaires ou comptables.
Par défaut, le rapprochement automatique se base sur les éléments suivants :
- Compte
- Lien entre le Code Interbancaire (CIB) et le Code Nature Comptable
- Montant
Ces règles peuvent être complétées par un nombre illimité de critères de rapprochement supplémentaires.
Important
Lorsque le module Rapprochement détecte une écriture bancaire et plusieurs écritures comptables de montant identique, les écritures bancaires et comptables ne sont pas rapprochées. Elles se voient attribuer le statut par défaut Pré-rapproché.
Les Règles de rapprochement peuvent être définies aux niveaux suivants :
- Société
- Banque
- Agence
- Compte
